Turizm ve Yeme-İçme
Organizasyon Firması için dijital pazarlama.
Organizasyon işinde ikinci bir deneme hakkı yok. Etkinlik belirli bir günde oluyor, ertelenemiyor ve aksayan şey sonradan telafi edilemiyor. Müşterinin bu firmayı seçerken aradığı şey de bu yüzden yaratıcılık değil, o gün hiçbir şeyin aksamayacağına duyulan güven.
Pazar durumu
Organizasyon Firması için pazarın ve dijitalin durumu.
Bu işi belirleyen ilk şey tek tarihe bağlı olması. Etkinlik bir kez yaşanıyor ve o gün çıkan aksaklık geri alınamıyor. Bu durum hem müşterinin karar sürecini uzatıyor hem firmanın taşıdığı riski büyütüyor. Müşteri aslında bir hizmet değil, o günün sorunsuz geçeceğine dair bir güvence satın alıyor.
İkinci gerçek firmanın çoğu zaman doğrudan üretici olmaması. Mekân, ikram, ses ve ışık, görüntü ekibi, süsleme ve müzik ayrı ayrı tedarikçilerden geliyor. Firma bunları bir araya getiren ve hepsinin sorumluluğunu üstlenen taraf. Yani satılan asıl şey koordinasyon ve bir zincirdeki en zayıf halkanın bedelini firma ödüyor.
Üçüncüsü iki ayrı müşteri tipinin bir arada bulunması. Bireysel tarafta düğün ve özel gün organizasyonları var, karar duygusal ve aile içinde birden fazla kişiye bağlı. Kurumsal tarafta ise lansman, kongre, bayi toplantısı ve yıl sonu etkinlikleri var. Orada karar süreci daha kısa, bütçe daha net ve aynı müşteri her yıl geri dönüyor.
Dijital tarafta yaygın durum şu. Sosyal medya bitmiş etkinlik fotoğraflarıyla dolu ama hiçbirinde kaç kişilik olduğu, hangi kalemlerin firmaya ait olduğu ve neyin dahil olmadığı yazmıyor. Site galeri düzeyinde kalıyor. Gelen mesajların çoğu fiyat soruyor, oysa fiyat kişi sayısı belli olmadan verilemiyor ve görüşme daha başlamadan tıkanıyor.
Fırsat nerede
Organizasyon Firması için öne geçmenin yolu.
En büyük fırsat kurumsal tarafta. Şirket etkinlikleri düzenli aralıklarla tekrarlanıyor, bütçe önceden ayrılmış oluyor, ödeme kurumsal işliyor ve memnun kalan müşteri ertesi yıl doğrudan geri dönüyor. Bu tarafta rekabet düğün organizasyonuna göre çok daha az. Kurumsal işlerin ayrı bir başlıkta anlatılması bu talebi getiriyor.
İkinci fırsat teklif sürecini kısaltmakta. Bu işte fiyat kişi sayısına ve kapsama göre değiştiği için mesajlaşma uzuyor ve birçok talep teklif aşamasına bile gelmeden düşüyor. Kapsam paketlerinin, hangi kalemlerin dahil olduğunun ve kişi sayısına göre neyin değiştiğinin önceden yazılması bu kaybı doğrudan azaltıyor.
Üçüncü fırsat geçmiş işleri künyelemekte. Her etkinlik için kaç kişilik olduğu, hangi mekânda yapıldığı, hangi kalemlerin firma tarafından yürütüldüğü ve kurulumun ne kadar sürdüğü yazıldığında ortaya güven veren bir arşiv çıkıyor. Bu bilgi olmadan fotoğraflar birbirinin benzeri kalıyor ve firma seçtirmiyor.
Müşteri yolculuğu
Müşteriniz nasıl karar veriyor?
Bireysel yolculuk uzun ve kalabalık. Tarih yaklaştıkça araştırma başlıyor, çevreden isim toplanıyor, sosyal medyada firmalar inceleniyor. Kararı tek kişi vermiyor, aile içinde birkaç kişi birden söz sahibi oluyor. Bu süreç aylara yayılıyor ve firma bu süre boyunca akılda kalmak zorunda.
Kurumsal yolculuk daha kısa ve daha yapılı. Etkinlik tarihi belli, bütçe ayrılmış, katılımcı sayısı yaklaşık biliniyor. Birkaç firmadan teklif isteniyor ve karar genellikle daha önce benzer ölçekte iş yapılmış olmasına bakılarak veriliyor. Burada belirleyici olan yaratıcı fikir değil, o ölçeği daha önce kaldırmış olmak.
Üçüncü aşama teklif ve pazarlık. Kapsam netleşiyor, kişi sayısı üzerinden hesap yapılıyor, kalemler eklenip çıkarılıyor. Bu aşamada firmaların çoğu vakit kaybediyor çünkü aynı bilgiler her müşteriye baştan anlatılıyor. Kapsamın önceden yazılı olması bu görüşmeyi kısaltıyor ve pazarlığı kalem bazına indiriyor.
Dördüncü aşama kurulum ve etkinlik günü. Tedarikçilerin zamanında gelmesi, kurulumun planlandığı gibi ilerlemesi ve son anda çıkan sorunların müşteriye yansımadan çözülmesi. Bu günün nasıl geçtiği hem tavsiyeyi hem kurumsal müşterilerde bir sonraki yılın işini belirliyor.
Sektörün kuralları
Organizasyon Firması için dikkat edilmesi gerekenler.
Etkinliklerde müzik kullanımı telif ödemesine tabi. Umuma açık alanlarda çalınan eserler için meslek birliklerine ödeme yapılması gerekiyor ve bu yükümlülük çoğu zaman atlanıyor. Sorumluluğun mekânda mı organizasyon firmasında mı olduğu sözleşmeyle belirleniyor. İletişimde ve sözleşmede bu kalemin yerini baştan tanımlıyoruz.
Mekân ve kurulum izinleri ayrı bir katman. Açık alan kullanımı, ses seviyesi sınırları, sahne ve platform kurulumu ile yangın güvenliği koşulları etkinliğin yapılabilirliğini doğrudan etkiliyor. Bu koşulların bilinmediği bir planlama etkinlik gününde iptale kadar gidebiliyor.
Kurulum sırasında iş güvenliği görüntünün de konusu oluyor. Sahne, ışık asma, yükseklik çalışması ve elektrik bağlantıları içeren kurulumlarda güvenlik ekipmanı olmayan kareler hem denetim hem itibar açısından sorun üretiyor. Kurulum içeriklerini bu çerçeveye göre planlıyoruz.
Katılımcı görüntüsü izne bağlı. Düğün ve özel gün organizasyonlarında çiftin ve davetlilerin, kurumsal etkinliklerde ise şirketin izni gerekiyor. Kurumsal işlerde çoğu zaman gizlilik maddesi bulunuyor ve marka adı verilemiyor. Bu durumda ölçek ve kapsam anlatılabiliyor, müşteri adı anılmadan da güçlü bir referans kurulabiliyor.
Ön ödeme ve iptal koşulları açık yazılmalı. Kaporanın hangi durumda iade edildiği, tarih değişikliğinin nasıl işlediği ve olağanüstü durumlarda ne olacağı bu sektördeki uyuşmazlıkların ana kaynağı. Bu koşulların sözleşmeden önce de görünür olması hem güven veriyor hem sonraki tartışmayı bitiriyor.
Rekabet
Organizasyon Firması için rekabet ve boşluklar.
İlk rekabet mekânların kendi organizasyon ekipleriyle. Salon ya da otel her şeyi kendi paketiyle sunuyor ve müşteriye tek muhatap kolaylığı veriyor. Bağımsız firmanın karşılığı seçim özgürlüğü, yani mekândan bağımsız tedarikçi seçebilmek ve bütçeyi müşterinin önceliğine göre dağıtabilmek. Bu fark anlatılmadığında paket kolaylığı öne geçiyor.
İkinci rekabet düşük fiyat veren küçük ekiplerle. Onlar aynı işi daha ucuza vaat ediyor ama tedarikçi zincirini taşıyacak yapıları olmuyor ve sorun çıktığında ortada muhatap kalmıyor. Buradaki doğru karşılık fiyat kırmak değil, hangi kalemlerin sorumluluğunun kimde olduğunu ve aksama halinde ne olacağını açıkça yazmak.
Üçüncü rekabet müşterinin işi kendi kurma eğilimiyle. Tedarikçileri tek tek bulup koordinasyonu kendi yapmayı deneyen müşteri sayısı az değil ve bu tercih genellikle etkinliğe yakın günlerde sorun üretiyor. Buradaki karşılık koordinasyonun ne demek olduğunu göstermek, yani kaç tedarikçinin aynı saatte aynı yerde olması gerektiğini somut biçimde anlatmak.
Hizmetler
Organizasyon Firması için sunduğumuz hizmetler.
Her hizmet Organizasyon Firması için özel kurgulanıyor. Aşağıdaki sayfalar bu alanda nasıl çalıştığımızı anlatıyor.
Organizasyon Firması Sosyal Medya
→Fotoğrafın yanına ölçek, kapsam ve kurulum anlatımını koyuyoruz. Firma seçtiren bilgi bu.
Organizasyon Firması Web Tasarım
→Geçmiş etkinlikleri künyesiyle ve kapsam paketleriyle gösteren bir yapı kuruyoruz.
Organizasyon Firması WhatsApp
→Talep alma ve teklif akışını tek hatta topluyoruz. Teklif süreci burada belirgin biçimde kısalıyor.
Organizasyon Firması Reklamları
→Bireysel ve kurumsal için ayrı kurgular çalıştırıyoruz. Kurumsal tarafta rekabet çok daha düşük.
Organizasyon Firması SEO
→Etkinlik türü ve ölçek aramalarında görünür oluyorsunuz. Kurumsal talep büyük ölçüde buradan geliyor.
Neden biz
İşinizi yakından bilen bir ekiple.
Bu işte müşterinin aslında güvence satın aldığını biliyoruz. Tek tarihli, telafisi olmayan bir işte belirleyici olan fikir değil, o günü daha önce kaç kez sorunsuz geçirdiğiniz. İletişimi bu kanıtın üzerine kuruyoruz, çünkü kararı değiştiren tek şey bu.
Kurumsal etkinlikleri ayrı bir hat olarak ele alıyoruz. Bu işler tekrar ediyor, bütçesi önceden ayrılmış oluyor ve memnun müşteri ertesi yıl geri dönüyor. Rekabet de bireysel tarafa göre belirgin biçimde az. Çoğu firma bu tarafı ayrı anlatmadığı için talebi görmüyor bile.
Teklif sürecindeki kaybı ayrı bir iş olarak görüyoruz. Fiyat kişi sayısına bağlı olduğu için mesajlaşma uzuyor ve taleplerin önemli bölümü teklif aşamasına gelmeden düşüyor. Kapsamın ve kalemlerin önceden yazılması bu kaybı kapatan en hızlı düzenleme.
Raporda beğeni değil, teklif talebi, teklifin işe dönme oranı, ortalama etkinlik tutarı, kurumsal müşteri sayısı ve tekrar eden müşteri oranı konuşuluyor. Çok görüntülenip az iş kapatan bir hesapta sorun tanıtımda değil, kapsamın anlatılmamasında oluyor.
Nasıl başlıyoruz
Dört adımda süreç.
01
Tanışma ve iş dökümü
Yaptığınız etkinlik türlerini, ölçek dağılımını, bireysel ve kurumsal oranını, tedarikçi yapınızı, teklif dönüşüm oranınızı ve geçmiş iş arşivinizi çıkarıyoruz. Paylaşım izni olan ve olmayan işleri ayırıyoruz. Bu inceleme ücretsiz.
02
Hat ve ölçek kararı
Bireysel ile kurumsal arasında ağırlığın nasıl dağıtılacağına ve hangi ölçekte işlerin hedefleneceğine karar veriyoruz. Sezon yoğunluğu da bu aşamada takvime bağlanıyor.
03
Kapsam ve arşiv kurulumu
Geçmiş etkinlikler künyeleniyor, kapsam paketleri ve dahil olmayan kalemler yazılıyor, ön ödeme ve iptal koşulları görünür hale getiriliyor. Yazılı teklif hattı kuruluyor ve ardından iki ayrı reklam kurgusu yayına giriyor.
04
Ölçüm ve teklif takibi
Teklif talebini, teklifin işe dönme oranını, ortalama etkinlik tutarını ve kurumsal müşteri sayısını izliyoruz. Kaybedilen tekliflerin nedeni de kayda geçiyor, çünkü bu bilgi fiyatlama kadar kapsam anlatımını da düzeltiyor.
Sık sorulan sorular
Organizasyon Firması için merak edilenler.
Fiyat sorup kaybolan mesajlardan yoruluyoruz.
Bu işte fiyat kişi sayısına ve kapsama bağlı olduğu için tek bir rakam vermek mümkün değil, ama bilgi vermemek de mesajlaşmayı uzatıyor. Çözüm kapsam paketlerini yazmak. Hangi kalemlerin dahil olduğu, neyin ayrı fiyatlandığı ve kişi sayısına göre neyin değiştiği önceden görüldüğünde, yazan kişi hazırlıklı yazıyor. Talep sayısı düşerken teklife dönüşen oran yükseliyor.
Kurumsal etkinlik işine nasıl girilir?
Bu tarafı ayrı bir başlıkta anlatmakla. Şirketlerin baktığı şey yaratıcı fikir değil, benzer ölçekte iş yapılmış olması. Kaç kişilik etkinlik yönetildiği, kurulumun ne kadar sürdüğü, kaç tedarikçinin koordine edildiği ve teknik altyapının nasıl kurulduğu belirleyici. Bu işler tekrar ettiği ve bütçesi önceden ayrıldığı için tek bir kurumsal müşteri yıllarca iş üretebiliyor.
Müşterimizin adını veremiyoruz, referansı nasıl gösteririz?
Ad vermeden de güçlü bir referans kurulabiliyor. Sektör, ölçek, katılımcı sayısı, mekân türü ve yürütülen kalemler anlatıldığında iş yeterince anlaşılıyor. Kurumsal işlerde gizlilik maddesi yaygın olduğu için bu yöntem zaten beklenen bir yaklaşım. Önemli olan sayıların gerçek olması, çünkü aynı çevredeki firmalar birbirini tanıyor.
Müzik telifi kimin sorumluluğunda?
Bu, sözleşmede tanımlanması gereken bir kalem ve çoğu zaman atlandığı için sorun etkinlik gününde çıkıyor. Umuma açık alanlarda çalınan eserler için meslek birliklerine ödeme yükümlülüğü bulunuyor. Sorumluluğun mekâna mı yoksa organizasyon firmasına mı ait olduğu baştan yazılmalı. Bu netlik hem müşteriyi hem firmayı koruyor ve teklif aşamasında da güven veriyor.
Sosyal medyada sadece fotoğraf paylaşıyoruz, yeterli mi?
Yeterli olmuyor çünkü tüm firmaların akışı birbirine benziyor ve müşteri fotoğraftan güven okuyamıyor. Fotoğrafın yanına ölçek ve kapsam bilgisi eklendiğinde içerik seçtirmeye başlıyor. Kurulumun kaç saat sürdüğü, kaç ekibin çalıştığı, aksayan bir şeyin nasıl çözüldüğü ve etkinlik öncesi hazırlığın nasıl yürüdüğü en çok karşılık bulan içerikler. Bunlar aynı zamanda rakiplerin paylaşmadığı şeyler.
Kaporayı ve iptal koşullarını nasıl anlatmalıyız?
Açıkça ve sözleşmeden önce. Bu sektördeki uyuşmazlıkların çoğu iptal ve tarih değişikliğinden çıkıyor. Kaporanın hangi durumda iade edildiği, tarih değişikliğinin nasıl işlediği ve olağanüstü durumlarda ne olacağı sitede görünür olduğunda, müşteri bunu şeffaflık olarak okuyor. Belirsiz bırakmak kısa vadede sözleşme kolaylaştırıyor gibi görünse de sonrasında hem para hem itibar kaybettiriyor.
Sezon dışında ne yapmalıyız?
Sezon dışı dönem kurumsal tarafı büyütmek için kullanılıyor. Şirket etkinlikleri düğün sezonuyla aynı takvime bağlı değil, yıl sonu ve lansman dönemlerinde yoğunlaşıyor. Ayrıca bu dönem geçmiş işlerin künyelenmesi, arşivin düzenlenmesi ve içerik üretimi için en uygun zaman. Sezon içinde bu işlere zaman ayrılamıyor ve hazırlık yapılmadan girilen sezon, gelen talebin bir bölümünü kaçırıyor.
Ne kadar sürede sonuç alırız?
Kapsam yazımının etkisi teklif dönüşüm oranında ilk aylarda okunuyor. Kurumsal taraftaki ilk işler genellikle üç ay içinde geliyor ama asıl sıçrama ikinci yılda oluyor, çünkü memnun kalan kurumsal müşteri geri dönüyor. Bireysel tarafta ise talep sezona bağlı, yani ölçüm sezon başlangıcında yapılıyor. Aramadaki kalıcı görünürlük üç ile altı ay arasında oturuyor.
Benzer sektörler